Privacybeleid

OD "ALITAR" (Nerkeza Smailagića 14, 71000 Sarajevo, Bosnia and Herzegovina) biedt UpAsk aan en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de hier beschreven persoonsgegevens. Contact voor privacyvragen: support@upask.ai.

1. Wat we verzamelen

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en de inlogmethode (Google of e-mail en wachtwoord).
• Je inhoud: de documenten die je uploadt, de daaruit gehaalde tekst (inclusief uit scans herkende tekst), je vragen en de antwoorden, en je duim omhoog/omlaag-feedback.
• Gebruiksteller (documenten, opslag, pagina's, vragen) om de limieten van het abonnement toe te passen.
• Factureringsstatus: je abonnement en de status van je abonnement. Kaartgegevens gaan naar Paddle en bereiken ons nooit.
• Productanalyse: een paar eenmalige mijlpalen per account (registratie, eerste upload, eerste vraag, upgrade), de dagen waarop je UpAsk gebruikt en je geschatte land (bepaald uit je IP-adres met een offline database; het IP-adres zelf wordt hiervoor niet bewaard), gekoppeld aan je account-ID en opgeslagen in onze eigen database. Er worden geen advertentietrackers of analysecookies gebruikt.
• Berichten die je via het feedbackformulier of per e-mail stuurt.
• Technische logs (verzoek-ID's, fouten) en foutrapporten die nodig zijn om de dienst draaiende te houden.
• Account- en veiligheidsgegevens: welke versie van de Voorwaarden je wanneer hebt geaccepteerd, je voorkeurstaal (voor de e-mails die we je sturen), of je account geblokkeerd is, en een overzicht van de maatregelen die we erop nemen.

2. Hoe we het gebruiken

Om de dienst te leveren: je documenten worden opgedeeld in tekstpassages, omgezet in embeddings voor zoeken, en de passages die relevant zijn voor een vraag worden naar een AI-model gestuurd om het antwoord te schrijven. We gebruiken gegevens ook om de limieten van het abonnement toe te passen, facturatie af te handelen, misbruik te voorkomen, fouten te herstellen en supportvragen te beantwoorden. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken je documenten niet om onze eigen modellen te trainen.

Waar de AVG of vergelijkbare wetten gelden, baseren we ons op deze rechtsgronden:

• Overeenkomst: om de dienst te leveren waarvoor je je hebt aangemeld, inclusief je account, je documenten en antwoorden, de abonnementslimieten, facturering en support.
• Gerechtvaardigd belang: om de dienst veilig te houden, fraude en misbruik te voorkomen, fouten te herstellen en via de hierboven beschreven beperkte productanalyse te begrijpen hoe UpAsk wordt gebruikt.
• Wettelijke verplichting: om wettelijk vereiste gegevens te bewaren, zoals betalings- en belastinggegevens, en om te reageren op rechtmatige verzoeken van autoriteiten.
• Toestemming: wanneer we erom vragen. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken; dit heeft geen invloed op verwerking die daarvoor plaatsvond.

3. Afscherming, opslag en bewaartermijn

Elke werkruimte is privé voor haar leden; de dienst is zo gebouwd dat de gegevens van de ene klant nooit worden gebruikt om de vragen van een andere te beantwoorden. Bestanden worden bewaard in objectopslag en tekst en embeddings in onze database tot je ze verwijdert. We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling tijdens transport (HTTPS) en in rust bij onze hostingproviders, toegang alleen voor wie die nodig heeft, en scheiding tussen werkruimtes.

• Als je een document verwijdert, worden het bestand, de tekst en de zoekgegevens verwijderd.
• Als je een werkruimte verwijdert, wordt alles erin verwijderd, inclusief chats.
• Als je je account verwijdert, worden je werkruimtes, chats, gebruiksgegevens en profiel verwijderd, evenals je inlogaccount.
• Back-ups, indien aanwezig, en betalingsgegevens die we wettelijk moeten bewaren, kunnen daarna nog beperkte tijd bestaan.

Je kunt een werkruimte op elk moment als zip exporteren via de instellingen.

Gasten

Je kunt de dienst als gast proberen zonder e-mailadres. Een gast is een anoniem account met de limieten van het Free-abonnement, maar slechts 2 documenten en in totaal 2 vragen. Documenten, chats en gebruiksgegevens van gasten worden automatisch verwijderd na 7 dagen zonder activiteit. Als je een account aanmaakt, gaan je gastgegevens daarnaartoe. Om misbruik te beperken bewaren we bij het aanmaken van een gastaccount een hash met sleutel van je IP-adres (zie Misbruik voorkomen hieronder); het adres zelf wordt niet bewaard.

In onze Android-app worden gastaccounts ook per apparaat beperkt. We bewaren een eenrichtingshash van een apparaat-ID gedurende maximaal 30 dagen, alleen gebruikt om te beperken hoeveel gratis proefaccounts één apparaat kan starten (fraudepreventie). Deze wordt niet gebruikt voor advertenties en niet gedeeld met derden.

Misbruik voorkomen

Om de dienst veilig en het gratis abonnement eerlijk te houden (ons gerechtvaardigd belang, zie artikel 4 van de Algemene voorwaarden), doen we het volgende:

• We laten Cloudflare Turnstile controleren dat een mens, en geen bot, zich registreert of een gastsessie start. Cloudflare ontvangt hiervoor je IP-adres en browsersignalen.
• We bewaren een hash met sleutel van het IP-adres waarvandaan een account of gastsessie wordt aangemaakt (nooit het adres zelf), om te beperken hoeveel accounts één netwerk per dag kan aanmaken en om een netwerk te blokkeren dat voor misbruik wordt gebruikt. Deze wordt bewaard zolang het account bestaat; een netwerkblokkade blijft tot we die opheffen.
• In onze Android-app controleren we met Google Play Integrity (via Firebase App Check) dat verzoeken van de echte app komen.
• We bekijken automatische meldingen over ongebruikelijke activiteit, zoals veel accounts vanaf één netwerk of zeer hoog gebruik; een melding kan het e-mailadres van de betrokken accounts bevatten.

Als we een account blokkeren op grond van de Voorwaarden, bewaren we de gegevens en een vastlegging van het besluit (de overtreden regel en onze reden) zodat we een bezwaar kunnen behandelen, en we laten het de accounthouder per e-mail weten. Je kunt ons nog steeds vragen het account en de gegevens te verwijderen: schrijf naar support@upask.ai.

4. Subverwerkers

We gebruiken deze subverwerkers om UpAsk te laten draaien:

• Google (Gemini API): de tekst van je documenten en je vragen worden naar de Gemini API van Google gestuurd om embeddings te maken, tekst in scans te herkennen en antwoorden te genereren. De eigen voorwaarden van Google voor de API zijn van toepassing op die verwerking.
• Google (Firebase Authentication en App Check): inloggen en accountidentiteit; op Android een controle dat verzoeken van de echte app komen (Play Integrity).
• Railway, Supabase, Upstash en Cloudflare R2: draaien de applicatie, de database, de takenwachtrij en de bestandsopslag.
• Sentry: foutmonitoring; rapporten kunnen technische details bevatten, zoals URL's en foutmeldingen.
• Paddle: onze online wederverkoper en Merchant of Record. Paddle verwerkt betalings- en factuurgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacyverklaring, en regelt facturen en belastingen.
• Cloudflare (Turnstile en Web Analytics): de mensencontrole bij registratie of het starten van een gastsessie, en cookieloze, geaggregeerde bezoekstatistieken (bekeken pagina's, verwijzende site, land, apparaattype).
• Resend: verstuurt onze e-mails, zoals uitnodigingen voor werkruimtes en accountmeldingen.

Deze providers kunnen gegevens verwerken in andere landen dan het jouwe, waaronder de Verenigde Staten. Waar de privacywetgeving dat vereist, berusten deze doorgiften op waarborgen zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We kunnen gegevens ook delen met professionele adviseurs (zoals advocaten en accountants) die tot geheimhouding verplicht zijn, en met autoriteiten, rechtbanken of politie wanneer de wet dat vereist of om onze gebruikers en onze rechten te beschermen.

5. Cookies

We gebruiken alleen essentiële cookies (je inlogsessie en taalvoorkeur). Zie het Cookiebeleid.

6. Je rechten

Afhankelijk van waar je woont heb je mogelijk het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren, te exporteren of te verwijderen, bezwaar te maken tegen verwerking of die te beperken, je toestemming in te trekken en een klacht in te dienen bij je toezichthouder voor gegevensbescherming. Het meeste kun je zelf in de app doen (exporteren, verwijderen); schrijf voor de rest naar support@upask.ai.

7. Wijzigingen

We werken deze pagina bij wanneer onze werkwijze verandert en passen de datum hierboven aan.